Як провести віртуальну подію: найкращі практики і поради

11.06.2020
Як провести віртуальну подію: найкращі практики і поради
Автор:

Онлайн-події не назвеш новинкою. Однак, нові обставини, такі як пандемія, дали додатковий поштовх популярності віртуальних подій, тож багато компаній лише розпочинають втілювати цей формат. І приходять до висновку, що віртуальні події — це не тільки необхідність. Вони також несуть у собі нові перспективи та мають особливі переваги!

В цьому блозі ми поговоримо про все, що стосується віртуальних подій. Наша команда з веб-розробки має великий досвід в організації IT-подій. Серед них — Lviv Euro DrupalCamp, Lutsk DrupalCamp, IT Sales&Marleting Summit, ConversionCon, Bid&Tender Winner Conference та інші. Давайте розберемося в деталях, як провести віртуальну подію, щоб вона мала успіх.

Що таке віртуальна подія?

Віртуальна подія — це така подія, що відбувається в онлайн-форматі. ЇЇ учасники долучаються до неї віртуально, за допомогою програм для відеозв'язку, замість фізичної присутності. Деякі події є повністю віртуальними, а деякі являють собою комбінацію віртуальної та фізичної складової, через що отримали назву "гібридні події". Онлайн-події можуть бути які завгодно — вебінари, конференції, курси, концерти, саміти, сесії питань-відповідей, тури в музеї та галереї і так далі.

Деякі яскраві приклади онлайн-подій

Adobe Summit — конференція про цифрові технології для маркетологів, присвячена інструментам для створення кращого користувацького досвіду:

Adobe Summit

Salesforce World Tour Sydney — клауд-конференція, на якій демонструється, як компанії можуть отримати користь від нових продуктів і технологій Salesforce:

Salesforce World Tour Sydney

MVP Global Summit — кількаденна подія з поглибленим обговоренням технологій та можливостями нетворкінгу для MVP-спеціалістів:

MVP Global Summit

Cisco Live Virtual Event APJC — дводенна подія, на якій відкриваються та вивчаються останні інновації Cisco, що можуть бути корисними для різних галузей:

Cisco Live Virtual Event APJC

Brand Safety Summit Singapore — подія, що збирає разом експертів у галізу безпеки для обговорення найбільш нагальних питань:

Brand Safety Summit Singapore

У чому переваги віртуальних подій?

  • Немає ризику відміни. Завдяки віртуалізації подій, компанії можуть їх не відміняти в жодній ситуації. Онлайн-формат робить події легітимними незалежно від коронавірусної кризи. І навіть коли масштабні події знову стануть дозволеними, але з певними заходами безпеки, онлайн-формат може вберегти вас від багатьох клопотів.
  • Необмежене географічне охоплення. Якщо ви створите віртуальну подію, то зможете охопити ширшу аудиторію, адже ваших потенційних гостей не стримуватимуть витрати на поїздку, візові питання і тому подібні обмеження, пов'язані з місцем проживання. Таким чином навіть локальна подія може стати глобальною.
  • Менші витрати. Ви можете значно заощадити кошти на віртуальній події порівняно із фізичною. Не потрібно орендувати приміщення і винаймати персонал, який дбає про організаційні моменти. А заощаджені кошти дозволять вам знизити ціни на квитки і залучити більше учасників.
  • Покращена аналітика. У віртуальному форматі набагато легше простежити популярність конкретних сесій, кількість учасників, їхні дії та реакції і так далі. Вся ця інформація дуже цінна для подального покращення стратегії організації подій.
  • Комфорт. Під час віртуальної події учасники можуть комфортно влаштуватись і приєднатися до вас просто з дивану. Вони не втомлені після тривалої подорожі і не відволікаються на сторонні розмови, тож можуть бути активнішими та вдумливішими. 

Ґайд з організації успішних віртуальних подій

Незважаючи на безліч переваг, віртуальні події ніколи повністю на замінять реальні зібрання, бо учасникам не вистачатиме потисків рук, розмов під час кава-брейків та інших елементів нетворкінгу. 

Онлайн-конференція з цим конкурувати не зможе, тож вона має ще більше приваблювати відвідувачів цінним контентом та якісною організацією. Щоб організувати успішну подію, вам потрібно буде докласти зусиль і звернути увагу на найкращі практики. Просто зараз ділимося деякими правилами та рекомендаціями щодо онлайн-подій.

Оберіть правильну дату і час

Хоча віртуальні події не мають географічних обмежень, різниця в часі все одно може бути критичною. Потрібно обрати час згідно із вподобаннями вашої аудиторії. Якщо плануєте охопити весь світ, вибір правильного часу буде складнішим, але все-таки можливим. Ви можете перевірити аналітику щодо того, коли ваша аудиторія зазвичай онлайн, або навіть запустити голосування. Також необхідно уникати збігу в часі з популярними шоу на телебаченні.

Оберіть правильне місце

Незважаючи на віртуальний характер конференцій, місце все-таки важливе. Воно повинно виглядати гарно, адже це показує ваш професійний рівень. Тож наступною порадою про те, як провести віртуальну подію, буде такою: переконайтесь, що ви не використовуєте так звану “Skype-зону” — єдине чисте місце в квартирі, де діти ще не розкидали іграшки.

Використовуйте хороше програмне забезпечення

Під час планування віртуальної події оберіть платформу для відеоконференцій. Приклади включають Zoom, WebinarNinja, YouTube Livestream, Periscope, Facebook Livestream, Crowdcast, HeySummit, Demio, Livestorm, 6connex, Brella, Hop In, Run the World, Vfairs та інші. Вивчіть їхні можливості та пакети і оберіть те, що відповідає вашим потребам.

Рекламуйте подію

Онлайн-подія потребуватиме ще більше реклами, ніж класична. Використовуйте всі можливі канали. Наприклад:

  • створіть Facebook-подію та активно використовуйте опцію запрошень
  • створіть зворотній відлік до події в Instagram Stories
  • зареєструйте конференцію на сайтах на кшталт Eventbrite
  • додайте подію в календар спільноти, присвяченій вашій технології
  • просувайте подію в групах та спільнотах, де зустрічається ваша аудиторія
  • створіть сайт події з усіма її деталями
  • зробіть розсилку на електронну пошту потенційним відвідувачам
  • не забудьте про створення та використання офіційного #хештегу

Використовуйте якісне обладнання

Віртуальні конференції від поважних компаній мають професійну якість візуальної та аудіо-складової, а також забезпечують безперервну трансляцію без технічних проблем. Тож для того, щоб створити успішну віртуальну подію, переконайтеся, що у вас якісна камера, мікрофон або гарнітур, швидкий ПК, надійний інтернет-зв'язок і т.д.

Добре все протестуйте

Від технічних проблем не застрахована жодна віртуальна подія. Тож варто попередньо протестувати інтернет, відео та аудіо. Збережіть в додатковому місці ваші презентаційні матеріали. Також рекомендується провести репетицію того, як це працюватиме. Якщо участь у події потребує певних кроків, створіть інструкцію з питаннями-відповідями для учасників.

Спробуйте техніки онлайн-виступів

Якщо ви є спікером, не забудьте, що вам доведеться докласти трохи більше зусиль для привернення уваги аудиторії, ніж в класичному форматі. Дивіться в камеру, що забезпечить зоровий контакт із аудиторією. Використовуйте ілюстрації в реальному часі. Можна задавати питання, жартувати, стежити за інтонацією та використовувати інші техніки, які роблять мовлення більш цікавим. 

Заохочуйте людей до участі

Ще одна порада про те, що провести успішну віртуальну подію, стосується створення духу нетворкінгу навіть без фізичної присутності. Заохочуйте аудиторію задавати питання, залишати коментарі, поширювати пости в соцмережах з офіційним хештегом події і так далі. Можна створити чат, організувати вікторину, гру, опитування чи конкурс із гарними призами. Розбийте день конференції віртуальними кава-брейками.

Сплануйте ідеальну подію разом з нами

Сподіаємось, що ці поради стосовно організації віртуальних подій будуть корисними для вас. Наша команда з веб-розробки може допомогти вам у просуванні події завдяки створенню сайту події, забезпечивши його лічильником в реальному часі та іншими інтерактивними елементами, інтегрувавши його з соцмережами, додавши онлайн-оплати і так далі.

Зверніться до нас і давайте обговоримо, як ми можемо втілити ваші ідеї щодо онлайн-події за доступними цінами!

Голосів: 1 Рейтинг: 5

Також по темі

1

Кожна контрибуція змушує Drupal сяяти ще яскравіше! Команда InternetDevels розуміє це — і тому вирішила провести ID Drupal Contribution Day у суботу, 22 лютого. Ми зібралися разом, щоб покращити...

2

Компанії з розробки сайтів InternetDevels сьогодні 12 років! Після минулорічного дня народження всі 12 місяців пролетіли, як мить. Але в кожному було щось приємне, корисне і визначне. Почнімо...

3

Привіт усім! Готуєтесь до ще одного чудового року? А поки число «2019» з’являється на горизонті, ми хочемо підсумувати наші найкращі моменти з позначкою «2018».

4

Компанія InternetDevels досягла нових вершин — 11 років успішної роботи. Ми допомагаємо клієнтам у розробці найкращих програмних рішень.

5

Дорогий читачу, а що, якщо ми скажемо тобі “follow us”? Запрошуємо разом з нами на захопливу віртуальну подорож до DrupalCamp Kyiv 2018! Ювілейний, 10-річний «зліт» усіх друпалістів був чудовим. А...

Subscribe to our blog updates