Lviv Euro DrupalCamp, IT Sales&Marleting Summit, ConversionCon, Bid&Tender Winner Conference, DrupalTour... Всі ці та багато інших ІТ-заходів — фірмові “страви” InternetDevels, приготовані дбайливими (і красивими) руками наших івент-менеджерів Марії та Вікторії ;) Зловивши наших постійно зайнятих “бджілок”, ми розпитали у них секрети того, як народжується класний івент, і тепер готові розповісти про це вам.
Сьогодні важко повірити, що колись все починалося з декільких проектів, присвяченим єдиному напрямку — Drupal. Згодом компанія InternetDevels росла, і розвиток потрібен був не лише розробникам, а й іншим спеціалістам. Виходячи з потреб у знаннях, ми почали проводити все більш і більш різнопланові заходи. Якщо раніше була одна велика конференція на рік, то цього року уже було таких три, і наближається четверта (Lviv Euro DrupalCamp 2016). А між ними було багато маленьких, в кожної з яких була своя мета. Крім того, одна з івент-менеджерів, Марія, також почала проводити власні заходи, де спікером є лише вона. І все тільки починається!
Знайомтесь, івент-менеджер :) Що його надихає в роботі?
“Надихає процес творчості, бо кожна конференція унікальна, хоча основні етапи однакові і відпрацьовані, але все одно є щось відмінне, певний момент креативу. Це класно, коли ти створюєш щось нове і бачиш потім задоволених людей, які теж розділяють твоє задоволення від роботи і від результату”, говорить Марія.
Івент-менеджер — людина, яка працює, коли інші відпочивають або навчаються. Це одна з професій, яка дозволяє подорожувати, спілкуватися і знайомитися з цікавими людьми. Поле діяльності — цікаве і надзвичайно корисне! Організовувати власні івенти однозначно варто будь-якій ІТ-компанії.
3 основні причини організовувати івенти:
- Ви самі формуєте програму і можете навчати персонал у потрібних вам напрямках;
- Це чудова реклама компанії, бо по факту розповідаєте про неї одразу зацікавленій аудиторії, яка вже має точки дотику з вашою компанією, і така реклама набагато ефективніша;
- Ви маєте змогу сформувати імідж активної компанії, яка прагне все більшого розвитку.
Організація івенту: коротко про головне
Отже, спочатку є потреба у певних знаннях, у розвитку, у знайомствах в тій чи іншій сфері. Виходячи з цього, ми формуємо основну місію та основні цілі заходу і визначаємося з тим, як будемо її досягати.
Визначивши місію та цілі, ми формуємо список питань, на які хотіли б отримати відповіді на доповідях, окреслюємо основні теми, створюємо концепцію івенту, формуємо маркетингову стратегію, складаємо бюджет, підбираємо спікерів, домовляємося з підрядниками… Далі йде власне проведення івенту, а за ним — підбиття підсумків. А потім все починається знову!
Організація івенту: детальніше про найцікавіше
Інформація forever: маркетингова кампанія
Найважливіша складова хорошого заходу — це, звісно ж, його учасники. Оскільки ми організовуємо заходи не лише для своїх колег, але й для великої аудиторії інших відвідувачів, то чимало часу відводиться на маркетингову складову конференції. Ми використовуємо чимало маркетингових інструментів, проте найефективнішими для нас є Facebook, налагодження партнерських домовленостей для поширення інформації про заходи та сайт самої конференції (як же без сайту у компанії з розробки сайтів :)).
Розробка сайту заходу позиціонується в компанії як окремий внутрішній проект, де є змога не тільки навчатись та розвиватись, але і застосовувати нові інструменти та показати власний креатив.
Формування концепції: враховуємо всі деталі!
Кожна конференція по-своєму унікальна не тільки в плані тематики, а й через різні елементи, що створюють окремий стиль заходу. Наприклад, свій колір: зелений, оранжевий, синій. Ми намагаємось приносити людям естетичне задоволення, що також дозволить нам запам’ятатись і якісно вирізнятись.
Приділяємо ми увагу і креативним та фановим елементам. Наприклад, апетитні зелені яблука, розкладені на тарілках під час конференції Bid&Tender Conference із запискою “з’іж яблуко — напиши відгук”, користувались неабиякою популярністю, після чого в соціальних мережах з’являлось все більше і більше дописів з хештегом події.
Підбір тем і спікерів: виходимо з потреб
Технічний бекграунт організаторів (а івент-менеджер Марія працювала проджект-менеджером, sales менеджером та паралельно займається маркетингом), можливість порадитись щодо тематик доповідей з колегами допомагає нам скласти справді якісний попередній список тематик для доповідей. Визначившись із темами, ми підшуковуємо потенційних спікерів і уточнюємо, чи можуть вони покрити їх своєю експертизою. Доволі часто список спікерів готовий ще до початку основних маркетингових активностей по заходу, адже ми власноруч підшуковуємо експертів та запрошуємо їх до виступу.
Це важливий момент, який відрізняє нас від інших. Ми не очікуємо, що заявки на виступи на конференції покриють всю нашу програму. Навіть навпаки — ми з радістю особисто підшуковуємо та спілкуємось з професіоналами з усієї України, стараємось відсіювати рекламні виступи, ставимо акцент на якісному та унікальному контенті. Таким чином знаходяться нові спікери, які ще не виступали, але є чудовими спеціалістами в своїй галузі.
Власні спікери: особлива перевага
Багато заходів просто не можуть обійтись без виступів наших працівників, адже чимало з них мають унікальний досвід в різних сферах діяльності. Компанія особливо заохочує до виступів та всіляко сприяє бажанню поділитись своїм досвідом. Так, практично на всіх Drupal-заходах наші колеги виступають спікерами. Не оминаємо ми і тем про менеджмент, тестування та особистий розвиток в ІТ.
Підрядники: знайти і не помилитися
Для івенту обов’язково потрібно домовитись із підрядниками, які забезпечать захід всім необхідним. Це харчування, поліграфія, сувенірна продукція, фото і відео-послуги, розважальна програма (музика, ведучий тощо) та інше, що може варіюватися залежно від заходу.
При виборі підрядників керуємось інтуцією: чи імпонує нам людина в спілкуванні, наскільки повну інформацію про свої товари та послуги вона надає, чи вчасно вона відповідає на запити. Особливо цінуємо рекомендації щодо того чи іншого підрядника.
“Найгарячіші” дні івенту
Найнасиченішими є безпосередньо старт активностей та останні два тижні перед івентом. На самому івенті вже працюєш за звичною схемою, знаєш, що і як, і з тобою приїхала команда волонтерів, кожен з яких уже знає, що робити. Одразу кожен розходиться по своїх напрямках і починає працювати. Команда не тільки дуже надійна, а ще й весела, тому все відбувається на хвилі позитиву.
Підбиття підсумків івенту
Організація заходу не закінчується із офіційним його закриттям. Потім ще багато роботи: підбиття підсумків, збір відгуків, подяка всім, та, звісно, розміщення фотографій, на які всі з нетерпінням чекають. Від 3 днів до тижня потрібно, щоб справді завершити всі активності.
Ми завжди збираємо відгуки після конференції про те, що сподобалось, а що ні. І враховуємо це в наступних заходах. Обов’язково аналізуємо власну активність, маркетингові канали та напрацьовані контакти. Цього року ми вирішили присвятити себе експериментам і на кожну конференцію намагаємось щось змінити — наприклад, залучити інших підрядників, придумати нову концепцію, поексперементувати з поліграфією чи сувенірами. Спостерігаємо, що краще йде, і відпрацьовуємо свою ідеальну формулу.
Найприємніші моменти івенту
Найприємніші моменти — коли дякують, пишуть приємні відгуки, публікують за нашим хештегом приємні повідомлення, фотографії — наприклад, з нашими сувенірами, сертифікатами, бейджами і навіть з нами самими :).
Кілька порад організаторам від наших івент-менеджерів
- Всіма силами старатись видавати якісний продукт, тому ще це ваше обличчя, ваш імідж.
- Не боятися експериментувати, придумувати щось нове, креативне, чого ще не було на ринку.
- Не боятись переслідувати власну мету — зробити якісну програму, співпрацювати з підрядниками на вигідних умовах, узгоджувати всі деталі до моменту повного взаєморозуміння. Так, можливо, ви будете змушені комусь відмовити чи здаватиметесь занадто прискіпливими, проте будете впевнені в потрібному результаті.
- Всім дякувати — за хорошу роботу, за досвід, за допомогу, за спілкування, за участь. Подяку люблять усі!
“Адже конференція — це не кілька людей, які її формують. Це всі спікери, всі учасники, які створили атмосферу цієї конференції, і всі підрядники, які брали участь у підготовці”, говорить Вікторія.
А зараз — чудовий момент подякувати всім нашим читачам! І чекаємо вас на наших заходах, за якими варто слідкувати у Facebook! :)